E-Rechnung empfangen ohne teuren Buchhaltungstarif

Seit 2025 musst du E-Rechnungen empfangen. Viele Tools packen XML-Import erst in den teuren Tarif. Was du wirklich brauchst – und wo ein Viewer reicht.

Was die Empfangspflicht wirklich verlangt

Seit 2025 darfst du eine strukturierte E-Rechnung nicht ablehnen. Du musst sie entgegennehmen können: per E-Mail, Upload oder später per Netz. Das Gesetz schreibt dir keine Software vor. Es schreibt vor, dass der Empfang nicht an der Technik scheitert.

Praktisch landet bei Freelancern oft eine XRechnung als XML oder ein ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem Datensatz. Wer nur das PDF öffnet, sieht vielleicht eine Rechnung – und hat trotzdem den maschinenlesbaren Teil nicht verarbeitet.

Mehr zu den Fristen liefert unser Artikel zur Versandpflicht 2027/2028 sowie der Beitrag E-Rechnung als Kleinunternehmer. Wann ein Viewer reicht und wann Software nötig ist, steht separat unter E-Rechnung empfangen: Brauche ich dafür eine Software? – hier geht es um den Tarif.

Viewer, Converter, Buchhaltung

Drei Ebenen, die Vergleichsportale gern in einen Topf werfen:

1. Ansehen. KoSIT-Prüfbericht, ELSTER-Viewer, Quba. Gut, um zu verstehen, was ankam. Nicht gut als Archiv und nicht als Buchung.
2. Umwandeln. Word/PDF nach XRechnung, wenn du nur gelegentlich Rechnungen schreibst und sonst Excel nutzt. Eingang, GoBD-Archiv und Steuerberater bleiben dann Handarbeit.
3. Verarbeiten. Die XML wird zum Eingangsbeleg und sitzt im Journal. Der DATEV-EXTF-Buchungsstapel an die Kanzlei ist der nächste Schritt – bei uns im Pro, nicht im Free-Tarif.

Ein Converter ersetzt keine Buchhaltung. Eine Buchhaltung, die Empfang erst ab dem mittleren Tarif kann, ist für Freelancer oft das teure Ende der Vergleichstabelle.

Worauf du bei einem Free-Tarif achten solltest

Nicht die Feature-Liste, sondern vier Fragen:

• Kommt die XML als Beleg an, oder nur als Datei im Download?
• Kannst du XRechnung 3.0 und ZUGFeRD 2.0 empfangen und erzeugen, ohne den Plan zu wechseln?
• Liegt das Original unveränderbar, sobald die Rechnung den Status „gesendet“ oder „verbucht“ hat?
• Werden Eingangsrechnungen geparst übernommen, auch wenn der Free-Tarif nur wenige Ausgangsrechnungen erlaubt?

DATEV-EXTF (Buchungsstapel v700) ist der Kanzlei-Schritt. Den solltest du nicht im Free-Tarif erwarten; in BilanQo sitzt er im Pro. Was du ebenfalls nicht erwarten solltest, nur weil „E-Rechnung“ draufsteht: Bankabgleich, ELSTER-Direktabgabe, Peppol, ein Kanzlei-Portal wie bei den Großen.

Was BilanQo hier anders macht

Free bleibt dauerhaft kostenlos, mit 10 Ausgangsrechnungen als dauerhaftem Kontingent. Empfang (Upload, OCR, XML, geparste Eingangsbelege) und Versand (XRechnung 3.0, ZUGFeRD 2.0) sind Teil davon. DATEV-EXTF sitzt in Pro. Pro kostet 7,99 € im Monat und ist monatlich kündbar. Server stehen in Deutschland.

Ehrlich die Grenzen: kein ELSTER-Direktversand, kein Peppol-Zugang und kein DATEV-Unternehmen-online-Live-Sync. Ob ein anderes Produkt besser passt, hängt von deinem konkreten Prozess ab. Empfang und Versand lassen sich in Free testen; DATEV-EXTF sitzt in Pro.

Häufige Fragen