GoBD-konforme Archivierung von E-Rechnungen: Aufbewahrungsfristen & Praxis
Eine E-Rechnung zu empfangen ist nur der Anfang – GoBD-konform aufbewahren musst du sie auch. Was Fristen, Unveränderbarkeit und Verfahrensdokumentation konkret bedeuten.
Das Wichtigste in Kürze
- Rechnungen und Buchungsbelege: 10 Jahre Aufbewahrungsfrist.
- E-Rechnungen müssen im strukturierten Originalformat bleiben – kein Ausdruck als Ersatz.
- Unveränderbarkeit: Daten dürfen während der Frist nicht veränderbar sein.
- Eine Verfahrensdokumentation beschreibt deinen Belegprozess nachvollziehbar.
Warum die GoBD bei der E-Rechnung besonders wichtig sind
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) regeln, wie steuerlich relevante Daten in Deutschland aufbewahrt werden müssen. Bei Papierbelegen war das einfach: abheften, aufbewahren, fertig. Bei E-Rechnungen gelten strengere Regeln, weil die Rechnung elektronisch entsteht – und elektronisch bleiben muss.
Die Aufbewahrungsfristen im Überblick
- 10 Jahre: Rechnungen, Buchungsbelege, Bücher und Aufzeichnungen (§ 147 Abs. 1 AO) – das umfasst alle E-Rechnungen, die du ausstellst oder empfängst.
- 6 Jahre: Empfangene und abgesandte Handelsbriefe sowie sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen.
- Fristbeginn: Jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Eine Rechnung vom März 2026 musst du also bis Ende 2036 aufbewahren.
Originalformat: Das XML bleibt das Original
Der wichtigste Unterschied zur Papierwelt: Bei einer E-Rechnung ist die strukturierte Datei (XRechnung-XML oder ZUGFeRD mit eingebettetem XML) das steuerlich relevante Original. Ein Ausdruck oder ein Screenshot ersetzt sie nicht, weil die maschinenlesbaren Daten verloren gehen. Bewahre deshalb immer die Originaldatei auf – unser XRechnung-Viewer hilft, den Inhalt später lesbar zu machen.
Unveränderbarkeit praktisch umsetzen
Die GoBD verlangen, dass aufbewahrte Daten während der Frist weder verändert noch gelöscht werden können. In der Praxis heißt das:
- Speichere Belege in einem System, das nachträgliche Änderungen verhindert oder lückenlos protokolliert.
- Einfache Ordnerstrukturen auf der lokalen Festplatte sind riskant – Dateien lassen sich dort unbemerkt verändern, verschieben oder löschen.
- Cloud-Buchhaltung mit revisionssicherer Ablage (z. B. BilanQo auf deutschen Servern) erfüllt die Anforderung in der Regel von Haus aus.
Die Verfahrensdokumentation
Sobald du Belege elektronisch verarbeitest, erwartet die Finanzverwaltung eine Verfahrensdokumentation: eine nachvollziehbare Beschreibung, wie ein Beleg bei dir vom Eingang über die Verarbeitung bis zur Archivierung wandert. Für kleine Unternehmen muss das kein 50-seitiges Werk sein – entscheidend ist, dass ein sachverständiger Dritter (etwa ein Prüfer) deinen Prozess in angemessener Zeit versteht und die Daten wiederfindet. Wer eine Buchhaltungssoftware nutzt, die Eingang, Verbuchung und Ablage in einem System hält, deckt den größten Teil bereits ab.
Typische Fehler – und wie du sie vermeidest
- Nur die PDF archivieren: Bei ZUGFeRD reicht die Sicht-PDF nicht – das eingebettete XML ist entscheidend.
- Rechnungen im E-Mail-Postfach lassen: Postfächer sind keine Archivierung. Belege gehören in ein dafür vorgesehenes System.
- Kein Backup-Konzept: Verlust während der Frist ist ein Verstoß. Backups gehören zur Verfahrensdokumentation.
- Lücken im Nummernkreis: Fortlaufende Rechnungsnummern sind Teil der Ordnungsmäßigkeit – der kostenlose Rechnungs-Generator erklärt die Grundlagen, BilanQo führt den Kreis automatisch.
Fazit
GoBD-konforme Archivierung ist kein Hexenwerk, aber sie verlangt ein System statt eines Sammelordners. Wenn Eingang, Prüfung, Buchung und Ablage an einem Ort zusammenlaufen, ist die Einhaltung fast ein Nebenprodukt. Grundlagen zum Format selbst liefert unser Artikel Was ist eine E-Rechnung?.
Häufige Fragen
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Rechnungen und Buchungsbelege unterliegen einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren (§ 147 AO). Handelsbriefe, die eine Rechnung begleiten, sind es 6 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem der Beleg entstanden ist.
Reicht es, die E-Rechnung auszudrucken und abzuheften?
Nein. Eine E-Rechnung muss in ihrem strukturierten elektronischen Originalformat (XML, ZUGFeRD) aufbewahrt werden. Ein Ausdruck gilt nicht als Ersatz, weil die maschinenlesbaren Daten verloren gehen.
Was bedeutet Unveränderbarkeit bei der Archivierung?
Die gespeicherten Daten dürfen während der Aufbewahrungsfrist nicht verändert oder gelöscht werden können. Technisch wird das über revisionssichere Archivsysteme, WORM-Speicher oder dokumentierte Schutzmaßnahmen erreicht.
Brauche ich eine Verfahrensdokumentation?
Ja, sobald du steuerlich relevante Unterlagen elektronisch verarbeitest. Sie beschreibt, wie Belege erfasst, verarbeitet, gespeichert und wieder aufgefunden werden – vom Eingang bis zur Archivierung.
Darf ich die E-Rechnung im Ausland speichern?
Nur unter engen Voraussetzungen und mit Zustimmung der Finanzverwaltung. Für die meisten kleinen Unternehmen ist die Speicherung auf Servern in Deutschland der unkomplizierte Weg.