Rechnung in Minuten statt am Monatsende
Kunden, Leistungen und Konditionen liegen bereit. Du erstellst PDF, ZUGFeRD oder XRechnung aus demselben Ablauf – ohne XML-Sonderweg.
E-Rechnung für Freelancer
Mehr Fokus auf Projekte, weniger auf die Buchhaltung.
Als Freelancer musst du je nach Geschäftspartner strukturierte E-Rechnungen empfangen oder versenden können. BilanQo unterstützt XRechnung und ZUGFeRD und hält den Ablauf von der Rechnung bis zur Steuerberater-Übergabe übersichtlich.
Projektzeiten werden zur Position
Stunden einem Kunden und Projekt zuordnen, offene Einträge prüfen und direkt in die Rechnung übernehmen – ohne Abtippen aus dem Kalender.
Deutsche Pflichtformate ohne Drama
Empfang seit 2025, Versand gestaffelt ab 2027/2028. BilanQo hält XRechnung, ZUGFeRD, Belege und DATEV-Export in einem ruhigen Workflow.
Projektarbeit abrechnen
Arbeitszeit wird ohne zweite Erfassung zur Rechnungsposition
Freelancer verlieren Umsatz, wenn erbrachte Stunden in Kalendern oder Notizen liegen bleiben. BilanQo ordnet Zeiten einem Kunden und Projekt zu und zeigt, welche Einträge noch nicht abgerechnet wurden.
Nach der Prüfung übernimmst du die Zeiten in eine neue Rechnung. Tätigkeit, Dauer und Stundensatz bleiben nachvollziehbar und können vor dem Versand angepasst werden.
- Wochenansicht für Kunden- und Projektzeiten
- Offene Stunden vor der Abrechnung prüfen
- Ausgewählte Zeiten direkt in die Rechnung übernehmen
E-Rechnung im Alltag
PDF, ZUGFeRD oder XRechnung – aus demselben Rechnungsprozess
Du pflegst Kunde, Positionen und Steuer wie gewohnt. Das Ausgabeformat wählst du je nach Auftraggeber: klassische PDF für Privatkunden, ZUGFeRD für viele Unternehmen, XRechnung für Behörden.
Pflichtangaben wie Leistungszeitraum oder Leitweg-ID macht BilanQo früh sichtbar – bevor eine E-Rechnung abgelehnt wird.
- EN-16931-konforme Formate ohne XML-Kenntnisse
- Leitweg-ID für B2G-Mandate
- GoBD-konforme Archivierung inklusive
Abrechnungsbesonderheiten für Freelancer
Was Selbstständige bei E-Rechnung und Buchhaltung konkret brauchen
Freelancer mischen oft Privatkunden, Unternehmen und gelegentlich Behörden. Genau diese Mischung entscheidet über Format, Pflichtangaben und Steuerhinweise.
B2C bleibt PDF – B2B wird strukturiert
Rechnungen an Privatpersonen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Sobald du an Unternehmen abrechnest, greifen Empfangspflicht (seit 2025) und die gestaffelte Versandpflicht (2027/2028). Viele Auftraggeber verlangen strukturierte Rechnungen schon heute.
Leistungszeitraum und Leistungsbeschreibung
Auftraggeber und fast alle Behörden erwarten einen klaren Leistungszeitraum. In BilanQo hinterlegst du Zeitraum und Tätigkeitsbeschreibung an der Position – das wandert korrekt in XRechnung und ZUGFeRD.
Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung
Unter § 19 UStG setzt BilanQo den Pflicht-Hinweis automatisch. Beim Wechsel zur Regelbesteuerung bleiben Nummernkreis, Kunden und Belege erhalten – Steuersätze setzt du je Position.
Übergabe ohne Belegchaos
Statt monatlich PDFs zu sammeln, exportierst du DATEV-EXTF-Buchungsstapel. Deine Steuerberatung erhält strukturierte Daten – das spart Rückfragen und oft auch Kanzleizeit.
Für den Freelance-Alltag
Weniger Verwaltungsenergie, mehr Fokus auf Kundenarbeit
Freelancer brauchen selten ein schweres ERP. BilanQo bündelt genau die Funktionen, die im Alltag zählen: E-Rechnungen, Angebote, Belege, Mahnwesen und DATEV-Export – ohne die Oberfläche zu überladen.
Deutsche Server, klare Exportpfade und ein festes Preismodell ab 7,99 EUR/Monat.
Typischer Ablauf
- Kunde und Leistung einmal anlegen – danach wiederverwenden
- Zeiten oder Pauschalen als Positionen übernehmen
- PDF für Privatkunden, ZUGFeRD/XRechnung für B2B und Behörden
- Offene Forderungen mahnen und Belege für den Steuerberater exportieren
Häufige Fragen
Antworten für eine klare Entscheidung
Muss ich als Freelancer E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Empfangspflicht für alle Unternehmen und Freiberufler in Deutschland. Ablehnen ist keine Option – auch wenn du selbst noch keine E-Rechnungen versendest.
Wann muss ich E-Rechnungen versenden?
Die Versandpflicht für B2B-Rechnungen gilt gestaffelt ab 2027 bzw. 2028 je nach Vorjahresumsatz. B2C-Rechnungen an Privatpersonen bleiben ausgenommen. Viele Geschäftskunden verlangen strukturierte Formate aber schon früher.
Kann ich Projektstunden direkt abrechnen?
Ja. Erfasste Zeiten ordnest du Kunden und Projekten zu und übernimmst ausgewählte Einträge als Rechnungspositionen – inklusive Tätigkeit, Dauer und Stundensatz.
Unterstützt BilanQo die Kleinunternehmerregelung?
Ja. BilanQo setzt den Hinweis nach § 19 UStG automatisch auf die Rechnung. Die steuerliche Einordnung solltest du bei Unsicherheit mit deiner Steuerberatung abstimmen.
Brauche ich für Behörden eine XRechnung?
Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel eine XRechnung, oft mit Leitweg-ID. BilanQo unterstützt beides im normalen Rechnungsprozess – ohne XML-Kenntnisse.
Was kostet BilanQo für Freelancer?
Der Einstieg ist kostenlos. Pro mit E-Rechnung, Buchhaltung und DATEV-Export kostet 7,99 EUR pro Monat zuzüglich Umsatzsteuer.
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