E-Rechnung als Kleinunternehmer: Pflichten, Ausnahmen, § 19 UStG
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Umsatzsteuer befreit – aber nicht von der E-Rechnung. Was du empfangen musst, was du versenden darfst und welche Angaben auf deine Rechnung gehören.
Das Wichtigste in Kürze
- Empfangspflicht seit 01.01.2025 gilt auch für Kleinunternehmer.
- Beim Versand gibt es Erleichterungen: einfache Rechnungen bleiben im B2B erlaubt.
- Neue Grenzen 2025: 25.000 € Vorjahr / 100.000 € laufendes Jahr.
- Der § 19 UStG Hinweis gehört weiterhin auf jede Rechnung.
Bin ich überhaupt Kleinunternehmer?
Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG befreit dich von der Umsatzsteuer, wenn dein Umsatz bestimmte Grenzen nicht überschreitet. Seit dem 1. Januar 2025 gelten deutlich großzügigere Werte als früher: 25.000 € im Vorjahr (statt 22.000 €) und voraussichtlich 100.000 € im laufenden Jahr (statt 50.000 €). Neu ist außerdem, dass die 100.000-€-Grenze sofort wirkt: Überschreitest du sie mitten im Jahr, bist du ab diesem Zeitpunkt umsatzsteuerpflichtig. Ob die Regelung auf dich zutrifft, prüfst du in 30 Sekunden mit unserem Kleinunternehmer-Check.
Empfangspflicht: Ja, auch für dich
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen für B2B-Umsätze empfangen können – ausdrücklich auch Kleinunternehmer. Das heißt: Wenn dir ein Lieferant eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung schickt, darfst du sie nicht mit dem Hinweis ablehnen, du könntest „nur PDF“. Eine teure Software ist dafür nicht nötig: Schon ein kostenloser Viewer wie unser XRechnung-Viewer macht die XML-Daten lesbar. Für die Buchhaltung solltest du die strukturierten Daten aber in einem System ablegen.
Versand: Die gute Nachricht
Beim Ausstellen von Rechnungen genießt du als Kleinunternehmer eine Ausnahme: Da du keine Umsatzsteuer ausweist, darfst du im B2B-Bereich weiterhin einfache Rechnungen schicken – etwa eine PDF aus unserem kostenlosen Rechnungs-Generator. Zwei Einschränkungen solltest du kennen:
- Kundenwunsch: Geschäftskunden können von dir eine E-Rechnung anfordern. Spätestens wenn größere Kunden ihre Prozesse umstellen, kommst du um XRechnung oder ZUGFeRD kaum herum.
- B2G: Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber müssen schon heute als XRechnung vorliegen – unabhängig von der Kleinunternehmerregelung.
Der § 19 UStG Hinweis auf der Rechnung
Weil du keine Umsatzsteuer ausweist, muss auf jeder Rechnung ein entsprechender Hinweis stehen. Bewährt hat sich der Satz: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Alle anderen Pflichtangaben bleiben: fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, deine vollständige Anschrift, die des Empfängers, Leistungsbeschreibung und Leistungszeitpunkt. Auch deine Steuernummer oder USt-IdNr. gehört weiterhin auf die Rechnung.
Vor- und Nachteile im Blick
Vorteile: Keine Umsatzsteuer-Voranmeldung, schlankere Rechnungen und gegenüber Privatkunden effektiv günstigere Preise. Nachteile: Kein Vorsteuerabzug – bei Laptop, Kamera oder Büroeinrichtung zahlst du die Umsatzsteuer aus eigener Tasche. Wer viel investiert oder fast nur für Unternehmen arbeitet, sollte den Verzicht auf die Regelung durchrechnen. Unser Netto-Brutto-Rechner hilft beim schnellen Vergleich.
Fazit: Entspannt, aber nicht sorglos
Als Kleinunternehmer hast du bei der E-Rechnung Luft – aber keine Freikarte. Sorge dafür, dass du E-Rechnungen empfangen und lesen kannst, halte deine Rechnungsangaben sauber und beobachte die Umsatzgrenzen. Mehr Hintergrund liefert unser Artikel Kleinunternehmer & E-Rechnung: § 19 UStG einfach erklärt sowie die Übersicht zur Versandpflicht 2027/2028.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?
Ja. Die Empfangspflicht seit dem 1. Januar 2025 gilt auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Du darfst den Empfang strukturierter E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) nicht ablehnen.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen versenden?
Grundsätzlich nein: Kleinunternehmer dürfen im B2B-Bereich weiterhin einfache Rechnungen (z. B. PDF) ausstellen. Achtung: Geschäftskunden und öffentliche Auftraggeber können trotzdem eine E-Rechnung anfordern.
Was muss auf meiner Rechnung als Kleinunternehmer stehen?
Ein Hinweis nach § 19 UStG, zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Alle übrigen Pflichtangaben (fortlaufende Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung, Beträge) bleiben bestehen.
Welche Umsatzgrenzen gelten 2025?
Seit 1. Januar 2025: maximal 25.000 € Umsatz im Vorjahr und voraussichtlich maximal 100.000 € im laufenden Jahr. Die 100.000-€-Grenze wirkt sofort beim Überschreiten, nicht erst im Folgejahr.
Lohnt sich der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung?
Das kann sich lohnen, wenn du hohe Investitionen planst (Vorsteuerabzug) oder überwiegend B2B-Kunden hast, die selbst vorsteuerabzugsberechtigt sind. Die Option bindet dich für fünf Kalenderjahre.