Rechtsgrundlage
§ 147 Abs. 3 AO, § 257 HGB
Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Kassenbelege, Kontoauszüge, Quittungen, E-Rechnungen (XML)
Noch 10 Jahre aufbewahren
Vernichtung erlaubt ab
01.01.2037
Die 10-jährige Frist läuft noch. Digitale Belege müssen dabei unveränderbar und jederzeit lesbar bleiben.
Fristbeginn
31.12.2026
Ende des Entstehungsjahres
Frist
10 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO, § 257 HGB
Fristablauf
31.12.2036
Letzter Tag der Aufbewahrung
| Unterlage | Frist | Norm |
|---|---|---|
| Rechnungen & Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 AO, § 257 HGB |
| Jahresabschluss & Bücher | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
| Steuererklärungen & Bescheide | 10 Jahre | § 147 AO |
| Handels- & Geschäftsbriefe | 6 Jahre | § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB |
| Sonstige steuerrelevante Unterlagen | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO |
Läuft eine Betriebsprüfung, ein Einspruch oder ein Steuerverfahren, verlängert sich die Frist, solange die Unterlagen dafür bedeutsam sind. Verträge und Unterlagen mit längerer zivilrechtlicher Bedeutung (z. B. Bauunterlagen, Arbeitsverträge) solltest du ohnehin länger behalten.
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Häufige Fragen
Buchungsbelege wie Ein- und Ausgangsrechnungen müssen nach § 147 AO zehn Jahre aufbewahrt werden. Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen sechs Jahre. Die Frist beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.
Nicht am Belegdatum, sondern am 31.12. des Entstehungsjahres. Eine Rechnung vom 03.02.2026 startet die Frist also am 31.12.2026 und darf ab dem 01.01.2037 vernichtet werden. Genau das rechnet dieses Tool für dich aus.
Ja – und zwar für die strukturierte XML-Datei im Originalformat. Ein daraus erzeugtes PDF reicht nicht aus. Die E-Rechnung muss unveränderbar, jederzeit lesbar und maschinell auswertbar archiviert werden (GoBD).
Die Frist verlängert sich: Solange die Unterlagen für eine begonnene Außenprüfung, ein Steuerstraf- oder Bußgeldverfahren oder einen anhängigen Rechtsbehelf bedeutsam sind, darfst du sie nicht vernichten – auch wenn die reguläre Frist abgelaufen wäre.
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