Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Buchungsbelege wie Ein- und Ausgangsrechnungen müssen nach § 147 AO grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt werden. Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe regelmäßig sechs Jahre.
Beleg auswählen
Rechtsgrundlage
§ 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG
Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Kassenbelege, Kontoauszüge, Quittungen, E-Rechnungen (XML)
Noch 8 Jahre aufbewahren
Vernichtung erlaubt ab
01.01.2035
Die 8-jährige Frist läuft noch. Digitale Belege müssen dabei unveränderbar und jederzeit lesbar bleiben.
Fristbeginn
31.12.2026
Ende des Entstehungsjahres
Frist
8 Jahre
§ 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG
Fristablauf
31.12.2034
Letzter Tag der Aufbewahrung
Fristen im Überblick
| Unterlage | Frist | Norm |
|---|---|---|
| Rechnungen & Buchungsbelege | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG |
| Jahresabschluss & Bücher | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
| Steuererklärungen & Bescheide | 10 Jahre | § 147 AO |
| Handels- & Geschäftsbriefe | 6 Jahre | § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB |
| Sonstige steuerrelevante Unterlagen | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO |
Vor dem Schreddern prüfen
Läuft eine Betriebsprüfung, ein Einspruch oder ein Steuerverfahren, verlängert sich die Frist, solange die Unterlagen dafür bedeutsam sind. Verträge und Unterlagen mit längerer zivilrechtlicher Bedeutung (z. B. Bauunterlagen, Arbeitsverträge) solltest du ohnehin länger behalten.
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Häufige Fragen
Wann genau beginnt die Frist?
Nicht am Belegdatum, sondern am 31.12. des Entstehungsjahres. Eine Rechnung vom 03.02.2026 startet die Frist also am 31.12.2026 und darf grundsätzlich ab dem 01.01.2035 vernichtet werden. Genau das rechnet dieses Tool für dich aus.
Gilt das auch für E-Rechnungen?
Ja – und zwar für die strukturierte XML-Datei im Originalformat. Ein daraus erzeugtes PDF reicht nicht aus. Die E-Rechnung muss unveränderbar, jederzeit lesbar und maschinell auswertbar archiviert werden (GoBD).
Was passiert bei einer laufenden Betriebsprüfung?
Die Frist verlängert sich: Solange die Unterlagen für eine begonnene Außenprüfung, ein Steuerstraf- oder Bußgeldverfahren oder einen anhängigen Rechtsbehelf bedeutsam sind, darfst du sie nicht vernichten – auch wenn die reguläre Frist abgelaufen wäre.
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