Honorare sauber abrechnen
Tagessätze, Pakete, Retainer und Einzelleistungen als nachvollziehbare Positionen ausgeben – mit Leistungszeitraum, Projektbezug und Zahlungsbedingungen.
E-Rechnung für B2B- und B2G-Mandate
XRechnung für öffentliche Auftraggeber und ZUGFeRD für Geschäftskunden entstehen aus denselben Rechnungsdaten – ohne XML-Sonderprozess.
Übergabe an die Steuerberatung
Rechnungen, Belege und Buchungen bleiben DATEV-orientiert vorbereitet. So entfällt das monatliche Belegsammeln per E-Mail.
E-Rechnungspflicht für Berater
Empfangen seit 2025, Versand gestaffelt ab 2027
Auch freiberufliche Berater müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Die Versandpflicht für B2B-Rechnungen folgt je nach Vorjahresumsatz ab 2027 beziehungsweise 2028.
BilanQo macht aus deinem normalen Rechnungsprozess automatisch ein EN-16931-konformes Format. Du pflegst Kunde, Leistung und Betrag wie gewohnt – XRechnung oder ZUGFeRD entstehen daraus, ohne dass du XML anfassen musst.
- Empfangspflicht seit 01.01.2025 beachten
- Versandpflicht ab 2027/2028 vorbereiten
- XRechnung und ZUGFeRD aus einem Workflow
Ruhiger Arbeitsablauf
Vom Mandat zur bezahlten Rechnung in einem System
Kunden, Leistungen und Konditionen liegen zentral. Angebot, Rechnung und Mahnwesen greifen auf dieselben Daten zu – inklusive Leistungszeitraum und Projektbezug für Mandatsabrechnungen.
Offene Forderungen bleiben sichtbar. Erinnerungen und Mahnungen folgen ohne zweite Tabelle, und die Steuerberatung erhält vorbereitete Buchungen statt Screenshot-Sammlungen.
- Kunden und Leistungen zentral verwalten
- Offene Forderungen und Mahnungen im Blick
- GoBD-konforme Archivierung inklusive
Abrechnungsbesonderheiten in der Beratung
Was Berater bei Rechnungen und E-Rechnung konkret brauchen
Beratung ist selten eine Standardposition. Tagessätze, Phasen, Retainer und Behördenmandate verlangen klare Positionen – und bei B2G oft eine XRechnung mit Leitweg-ID.
Leistungszeitraum und Projektbezug
Viele Mandanten und fast alle öffentlichen Auftraggeber erwarten den Leistungszeitraum auf der Rechnung. In BilanQo hinterlegst du Zeitraum und Projekt direkt an der Position – das landet korrekt in XRechnung und ZUGFeRD.
Tagessätze, Pakete und Retainer
Ob Tagessatz, Workshop-Pauschale oder monatlicher Retainer: Jede Abrechnungsform wird als eigene Position geführt. So bleiben Angebote und Folgerechnungen konsistent und nachvollziehbar.
Behördenmandate mit Leitweg-ID
Für Kommunen, Landes- und Bundesstellen brauchst du oft eine XRechnung mit Leitweg-ID und Bestellreferenz. BilanQo macht diese Pflichtfelder im Rechnungsprozess sichtbar, bevor du versendest.
Projektzeiten ohne Doppelpflege
Erfasste Stunden lassen sich einem Mandat zuordnen und als Rechnungsposition übernehmen. So entfällt das Abtippen aus Excel oder Kalendern – und der Leistungsnachweis bleibt revisionssicher.
Häufige Fragen
Antworten für eine klare Entscheidung
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für freiberufliche Berater?
Ja. Die Empfangspflicht seit 2025 gilt für alle Unternehmen und Freiberufler. Beim Versand gelten die gestaffelten Fristen 2027/2028 je nach Vorjahresumsatz. B2C-Rechnungen an Privatpersonen bleiben ausgenommen.
Brauche ich für Rechnungen an Behörden eine XRechnung?
Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel eine XRechnung, häufig mit Leitweg-ID und Bestellreferenz. BilanQo unterstützt beides im normalen Rechnungsprozess und prüft fehlende Pflichtangaben vor dem Versand.
Kann ich meine Beratungszeiten direkt abrechnen?
Ja. BilanQo enthält eine Projektzeiterfassung. Erfasste Stunden kannst du einem Kunden und Projekt zuordnen und direkt als Rechnungspositionen übernehmen – inklusive Tätigkeit und Stundensatz.
Wie bilde ich Abschläge und Schlussrechnungen ab?
Abschläge und Schlussrechnungen legst du als normale Rechnungen mit klaren Positionen und Hinweisen an. Der Nummernkreis bleibt fortlaufend, und der Bezug zum Auftrag bleibt in den Positionstexten nachvollziehbar.
Was kostet BilanQo für Berater?
Der Einstieg ist kostenlos. BilanQo Pro mit allen E-Rechnungs- und Buchhaltungsfunktionen kostet 7,99 EUR pro Monat zuzüglich Umsatzsteuer.
Kann mein Steuerberater die Daten übernehmen?
Ja. Über den DATEV-EXTF-Export erhält die Kanzlei Buchungsdaten im gewohnten Format. Das reduziert Rückfragen und manuelle Nacharbeit im Monatsabschluss.
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