Woche planen statt zurufen
Mitarbeiter, Fahrzeuge und Werkzeuge stehen in der Wochenplanung. Doppelbelegungen lehnt BilanQo ab, bevor jemand doppelt auf der Baustelle steht.
Material kommt aus dem Lager
Was auf der Baustelle verbraucht wird, buchst du vom Bestand aufs Projekt. Mindestbestände melden sich, bevor auf der Baustelle etwas fehlt.
Aus Stunden wird die Rechnung
Zeiten und Material hängen am Projekt. Abrechenbare Leistungen übernimmst du als Positionen — E-Rechnung in Free, DATEV-EXTF in Pro.
Vom Anruf bis zur Baustelle
Erst planen, dann arbeiten, dann rechnen
Der Handwerksalltag beginnt mit einem Anruf und endet mit einer Rechnung. Dazwischen liegen Angebot, Auftrag, Baustelle, Mitarbeiter, Fahrzeug, Werkzeug, Material und Stunden — in BilanQo hängt alles am selben Projekt.
Offene Forderungen bleiben sichtbar. Erinnerungen und Mahnungen folgen, ohne dass du eine zweite Forderungsliste pflegen musst.
- Wochenplanung für Mitarbeiter und Fahrzeuge
- Materialentnahme vom Lager aufs Projekt
- Zeiten und Material als Rechnungspositionen
Der Abschluss
E-Rechnung und DATEV-Export am Ende des Ablaufs
Wenn aus dem Auftrag eine Rechnung wird, erzeugt BilanQo XRechnung oder ZUGFeRD direkt aus demselben Prozess — kein separates E-Rechnungswerkzeug.
Am Monatsende exportierst du den DATEV-Buchungsstapel. Deine Steuerberatung erhält strukturierte Daten statt einer Mappe voller Zettel.
- XRechnung mit Leitweg-ID für Kommunen
- ZUGFeRD für gewerbliche Kunden
- DATEV-EXTF für die Kanzlei
Abrechnungsbesonderheiten im Handwerk
Material, Lohn, Abschläge und Baustellen – korrekt auf der Rechnung
Am Ende des Ablaufs steht die Rechnung. Handwerksbetriebe rechnen selten nur eine Pauschale ab: Material, Arbeitszeit, Abschläge und öffentliche Auftraggeber verlangen klare Positionen und das richtige Format.
Material und Lohn getrennt ausweisen
Viele Kunden und fast alle öffentlichen Auftraggeber erwarten getrennte Positionen für Material und Arbeitsleistung. In BilanQo legst du beides als eigene Zeilen an – mit eigenen Steuersätzen, falls nötig.
Abschläge und Schlussrechnung
Größere Aufträge laufen über Anzahlung, Abschlag und Schlussrechnung. Alle Belege bleiben im fortlaufenden Nummernkreis, und offene Restbeträge siehst du im Dashboard statt in einer Baustellenmappe.
Gewährleistung und Skonto
Zahlungsbedingungen, Skonto und Hinweise zur Gewährleistung gehören auf die Rechnung. BilanQo übernimmt sie in PDF und E-Rechnung, damit die Konditionen beim Kunden und in der Buchhaltung konsistent bleiben.
Baustellen für Kommunen und B2B
Für Kommunen brauchst du oft eine XRechnung mit Leitweg-ID. Für gewerbliche Kunden reicht häufig ZUGFeRD. Dieselben Stammdaten speisen beide Formate – ohne Doppelpflege.
Handwerk trifft Digitalisierung
Volle E-Rechnungs-Unterstützung ohne Technikballast
BilanQo ist so gebaut, dass du kein Buchhaltungsexperte sein musst. Der Fokus liegt auf Geschwindigkeit, Klarheit und deutschen Pflichtformaten – vom Angebot bis zum DATEV-Export.
Automatisches Mahnwesen und Zahlungserinnerungen unterstützen deine Liquidität.
Typischer Ablauf
- Anfrage aufnehmen — als Kunde oder Verkaufschance im CRM
- Angebot schreiben, Auftrag bestätigen: dieselben Positionen, dieselben Preise
- Baustelle als Projekt anlegen, mit Budget und Laufzeit
- Mitarbeiter, Fahrzeug und Werkzeug für die Woche einplanen
- Material aus dem Lager auf das Projekt buchen
- Stunden erfassen — beim Kunden oder im Büro
- Abschläge und Schlussrechnung mit Material- und Lohnanteil stellen
- Als ZUGFeRD oder XRechnung versenden und die Buchhaltung übergeben
Strukturierte Datensätze für B2B und öffentliche Auftraggeber – ohne technisches Vorwissen.
Häufige Fragen
Antworten für eine klare Entscheidung
Kann ich meine Woche für Mitarbeiter und Fahrzeuge planen?
Ja. In der Wochenplanung siehst du je Mitarbeiter und je Fahrzeug die Einsätze der Woche. Wer zur selben Zeit schon verplant ist, wird als Konflikt angezeigt und serverseitig abgelehnt.
Kann ich Material aus dem Lager auf eine Baustelle buchen?
Ja. Materialentnahmen buchst du direkt auf das Projekt; der Bestand sinkt, die Kosten erscheinen in der Projektkalkulation. Artikel im Nachbestellbedarf siehst du oben auf der Lagerseite.
Kann ich Zeiten von der Baustelle erfassen und abrechnen?
Ja. Stunden hängen am Projekt und an der Person. Abrechenbare Leistungen übernimmst du gesammelt als Positionen in die Rechnung — ohne Zettel und ohne zweite Liste.
Brauchen Handwerksbetriebe eine E-Rechnung?
Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – auch Handwerksbetriebe. Die Versandpflicht für B2B greift gestaffelt ab 2027/2028. Öffentliche Auftraggeber verlangen oft schon heute eine XRechnung.
Kann ich Abschläge und Schlussrechnungen erstellen?
Ja. Abschläge und Schlussrechnungen legst du als normale Rechnungen mit klaren Positionen und Hinweisen an. Der Nummernkreis bleibt lückenlos fortlaufend.
Wie bilde ich Material und Lohn auf einer Rechnung ab?
Als getrennte Positionen mit eigener Menge, Preis und Steuersatz. So bleibt die Rechnung für Kunden und Steuerberatung nachvollziehbar – und die E-Rechnung enthält dieselben strukturierten Daten.
Funktioniert BilanQo auch für Rechnungen an Kommunen?
Ja. Für öffentliche Auftraggeber erzeugst du XRechnungen mit Leitweg-ID. Pflichtfelder werden im Rechnungsprozess sichtbar, bevor du versendest.
Kann ich Belege von der Baustelle erfassen?
Ja. Ausgaben und Eingangsbelege kannst du mobil erfassen. Beträge und Steuersätze werden ausgelesen und zur Buchung sowie zum DATEV-Export vorbereitet.
Was kostet BilanQo für Handwerksbetriebe?
Der Einstieg ist kostenlos ohne Zeitlimit und enthält E-Rechnung sowie Buchhaltung. Pro kostet 7,99 EUR pro Monat, hebt die Kontingente auf und ergänzt DATEV-EXTF.
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