E-Rechnung im normalen Ablauf
ZUGFeRD und XRechnung entstehen direkt aus dem Rechnungsprozess. Pflichtdaten, PDF und strukturierte Daten bleiben in einem Workflow – ohne Extra-Modul.
DATEV-Export inklusive
Am Monatsende schickst du Buchungsstapel an die Steuerberatung. Der EXTF-Export spart Zeit und reduziert Rückfragen zur Beleglage.
Belege auch unterwegs erfassen
Materialrechnungen und Ausgaben erfasst du per Tablet oder Smartphone. Beträge und Steuersätze werden ausgelesen und zur Buchung vorbereitet.
Vom Angebot zur Schlussrechnung
Material, Lohn und Abschläge in einem durchgängigen Prozess
Handwerksaufträge starten oft mit einem Angebot und laufen über Abschläge bis zur Schlussrechnung. BilanQo hält Kunden, Positionen und Konditionen zusammen – damit du nicht zwischen Excel, Word und Mail wechselst.
Offene Forderungen bleiben sichtbar. Erinnerungen und Mahnungen folgen, ohne dass du eine zweite Forderungsliste pflegen musst.
- Angebot und Rechnung aus denselben Daten
- Abschläge mit fortlaufendem Nummernkreis
- Mahnwesen für ausstehende Zahlungen
Baustelle und Büro
Belege erfassen, E-Rechnung versenden, DATEV übergeben
Materialeinkäufe und Eingangsrechnungen erfasst du auch unterwegs. Für Ausgangsrechnungen wählst du je nach Auftraggeber PDF, ZUGFeRD oder XRechnung.
Am Monatsende exportierst du den DATEV-Buchungsstapel. Deine Steuerberatung erhält strukturierte Daten statt einer Mappe voller Zettel.
- Mobile Belegerfassung mit Betragsauslesung
- XRechnung mit Leitweg-ID für Kommunen
- DATEV-EXTF für die Kanzlei
Abrechnungsbesonderheiten im Handwerk
Material, Lohn, Abschläge und Baustellen – korrekt auf der Rechnung
Handwerksbetriebe rechnen selten nur eine Pauschale ab. Material, Arbeitszeit, Abschläge und öffentliche Auftraggeber verlangen klare Positionen und das richtige Format.
Material und Lohn getrennt ausweisen
Viele Kunden und fast alle öffentlichen Auftraggeber erwarten getrennte Positionen für Material und Arbeitsleistung. In BilanQo legst du beides als eigene Zeilen an – mit eigenen Steuersätzen, falls nötig.
Abschläge und Schlussrechnung
Größere Aufträge laufen über Anzahlung, Abschlag und Schlussrechnung. Alle Belege bleiben im fortlaufenden Nummernkreis, und offene Restbeträge siehst du im Dashboard statt in einer Baustellenmappe.
Gewährleistung und Skonto
Zahlungsbedingungen, Skonto und Hinweise zur Gewährleistung gehören auf die Rechnung. BilanQo übernimmt sie in PDF und E-Rechnung, damit die Konditionen beim Kunden und in der Buchhaltung konsistent bleiben.
Baustellen für Kommunen und B2B
Für Kommunen brauchst du oft eine XRechnung mit Leitweg-ID. Für gewerbliche Kunden reicht häufig ZUGFeRD. Dieselben Stammdaten speisen beide Formate – ohne Doppelpflege.
Handwerk trifft Digitalisierung
Volle E-Rechnungs-Unterstützung ohne Technikballast
BilanQo ist so gebaut, dass du kein Buchhaltungsexperte sein musst. Der Fokus liegt auf Geschwindigkeit, Klarheit und deutschen Pflichtformaten – vom Angebot bis zum DATEV-Export.
Automatisches Mahnwesen und Zahlungserinnerungen unterstützen deine Liquidität.
Typischer Ablauf
- Angebot und Auftragsbestätigung aus denselben Kundendaten
- Abschläge und Schlussrechnung mit Material und Lohnanteil
- ZUGFeRD für B2B, XRechnung mit Leitweg-ID für Behörden
- Belege und Buchungen per DATEV an die Kanzlei übergeben
Strukturierte Datensätze für B2B und öffentliche Auftraggeber – ohne technisches Vorwissen.
Häufige Fragen
Antworten für eine klare Entscheidung
Brauchen Handwerksbetriebe eine E-Rechnung?
Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – auch Handwerksbetriebe. Die Versandpflicht für B2B greift gestaffelt ab 2027/2028. Öffentliche Auftraggeber verlangen oft schon heute eine XRechnung.
Kann ich Abschläge und Schlussrechnungen erstellen?
Ja. Abschläge und Schlussrechnungen legst du als normale Rechnungen mit klaren Positionen und Hinweisen an. Der Nummernkreis bleibt fortlaufend und GoBD-konform.
Wie bilde ich Material und Lohn auf einer Rechnung ab?
Als getrennte Positionen mit eigener Menge, Preis und Steuersatz. So bleibt die Rechnung für Kunden und Steuerberatung nachvollziehbar – und die E-Rechnung enthält dieselben strukturierten Daten.
Funktioniert BilanQo auch für Rechnungen an Kommunen?
Ja. Für öffentliche Auftraggeber erzeugst du XRechnungen mit Leitweg-ID. Pflichtfelder werden im Rechnungsprozess sichtbar, bevor du versendest.
Kann ich Belege von der Baustelle erfassen?
Ja. Ausgaben und Eingangsbelege kannst du mobil erfassen. Beträge und Steuersätze werden ausgelesen und zur Buchung sowie zum DATEV-Export vorbereitet.
Was kostet BilanQo für Handwerksbetriebe?
Der Einstieg ist kostenlos. Pro mit E-Rechnung, Buchhaltung und DATEV-Export kostet 7,99 EUR pro Monat zuzüglich Umsatzsteuer.
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