Daten zuerst sichern
Kunden, Produkte, Rechnungen, Belege und Buchungsdaten vor dem Wechsel vollständig aus dem bisherigen System exportieren — als Excel- oder CSV-Datei lassen sie sich danach in BilanQo übernehmen.
Offene Vorgänge klären
Unbezahlte Rechnungen, wiederkehrende Vorgänge und laufende Mahnungen zum Wechselstichtag dokumentieren.
Testlauf durchführen
Mit Beispieldaten eine E-Rechnung und einen DATEV-Export erzeugen, bevor der produktive Wechsel erfolgt.
Vorbereitung
Ein sauberer Stichtag verhindert doppelte und fehlende Vorgänge
Der Jahres- oder Monatswechsel eignet sich häufig als klarer Übergangspunkt.
Bis zum Stichtag bleibt das Altsystem maßgeblich. Neue Kunden, Angebote und Rechnungen werden anschließend in BilanQo geführt.
- Vollständigen Daten- und Belegexport archivieren
- Offene Forderungen und Verbindlichkeiten dokumentieren
- Nummernkreise und Firmeneinstellungen abstimmen
Praxistest
Den neuen Ablauf mit einem echten Kundenprojekt prüfen
Lege in BilanQo einen typischen Kunden und eine Leistung an.
Erstelle Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung, importiere einen Eingangsbeleg und teste anschließend den DATEV-Export.
- Rechnungslayout und Pflichtangaben kontrollieren
- XRechnung beziehungsweise ZUGFeRD erzeugen
- Testexport mit dem Steuerberater abstimmen
Häufige Fragen
Antworten für eine klare Entscheidung
Kann ich meine Daten aus der bisherigen Software übernehmen?
Kunden, Artikel, Lieferanten, Ausgaben und alte Rechnungen (auch teilweise bezahlte) übernimmst du per Excel- oder CSV-Import: Spalten zuordnen, Vorschau mit Dubletten prüfen, 7 Tage rückgängig machbar. Eröffnungsbilanz und Buchungshistorie bleiben im Altsystem bzw. bei der Steuerberatung — der Stichtag trennt beides sauber.
Wann ist der beste Zeitpunkt für einen Wechsel?
Ein klarer Monats- oder Jahreswechsel vereinfacht die Abgrenzung. Der konkrete Zeitpunkt sollte mit der Steuerberatung abgestimmt werden.
Was passiert mit alten Belegen?
Historische Belege und Exporte müssen entsprechend der Aufbewahrungspflichten archiviert und weiterhin zugänglich bleiben.
Kann ich BilanQo vor dem Wechsel testen?
Ja. Der kostenlose Free-Tarif (bis 10 Kunden und 10 Rechnungen) eignet sich für einen Test mit Kunden, Angeboten, Rechnungen und E-Rechnungsformaten.
Weiterführende Inhalte
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Alternative zu anderer BuchhaltungssoftwareBilanQo als mögliche Alternative einordnen.Daten per Excel übernehmenKunden, Artikel und alte Rechnungen importieren.BilanQo PreiseFree und Pro vergleichen.DATEV-ExportDie Übergabe mit der Steuerberatung prüfen.E-RechnungXRechnung und ZUGFeRD im neuen Workflow.