XRechnung für öffentliche Auftraggeber
Kommunen und Behörden verlangen XRechnung mit Leitweg-ID – BilanQo führt die Pflichtangaben im Rechnungsprozess zusammen und prüft sie vor dem Versand.
Phasen und Abschläge abrechnen
Leistungsphasen, Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen mit nachvollziehbaren Positionen ausgeben – inklusive Projektbezug und Leistungszeitraum.
Buchhaltung inklusive
Rechnungen, Belege und offene Forderungen bleiben in einem System – bereit für den Steuerberater und den DATEV-Export.
B2G-Praxis
Wer für die öffentliche Hand arbeitet, braucht die XRechnung
Bei Rechnungen an Behörden ist die XRechnung mit Leitweg-ID häufig zwingend. Fehlende Angaben führen zu Ablehnungen und Zahlungsverzögerungen – oft erst nach Wochen.
BilanQo macht Pflichtfelder früh sichtbar und erzeugt die strukturierte Datei aus dem normalen Rechnungsworkflow. Für private Bauherren und B2B-Partner bleibt ZUGFeRD oder PDF verfügbar.
- Leitweg-ID und Referenzen erfassen
- XRechnung vor dem Versand prüfen
- ZUGFeRD für private Bauherren und B2B
Projektgeschäft
Vom Angebot über Abschläge bis zur Schlussrechnung
Architekturleistungen laufen über Monate und Phasen. BilanQo hält Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen konsistent zusammen – ohne parallele Excel-Listen.
Offene Forderungen und Mahnungen bleiben sichtbar. So erkennst du früh, welche Abschläge noch ausstehen, bevor die nächste Leistungsphase startet.
- Angebot, Bestätigung und Rechnung aus einem Guss
- Abschlags- und Schlussrechnungen nachvollziehbar
- Offene Posten und Mahnwesen integriert
Abrechnungsbesonderheiten in Architektur & Ingenieurwesen
HOAI-Phasen, Abschläge und Behördenmandate sauber steuern
Planungsbüros rechnen selten einmalig ab. Phasen, Abschläge, Nebenkosten und B2G-Pflichtfelder entscheiden darüber, ob eine Rechnung akzeptiert und bezahlt wird.
Leistungsphasen als Positionen
HOAI-Phasen oder vergleichbare Projektabschnitte legst du als eigene Positionen an – mit Prozentanteil oder Festbetrag. So bleibt jede Abschlagsrechnung nachvollziehbar und anschlussfähig an die Schlussrechnung.
Leitweg-ID und Bestellreferenz
Öffentliche Auftraggeber lehnen Rechnungen ohne Leitweg-ID oder falsche Bestellreferenz ab. BilanQo hält diese Felder am Kunden und an der Rechnung und warnt vor dem Versand.
Nebenkosten und Reisekosten
Kopien, Fahrten und Auslagen kannst du getrennt von Honoraren ausweisen. Das erleichtert die Prüfung durch Bauherren und Behörden und hält die Steuer klar getrennt.
Ingenieurbüros mit mehreren Auftraggebern
Ob Kommune, Generalplaner oder privater Bauherr: Pro Kunde wählst du das passende Format. Dieselben Stammdaten speisen XRechnung, ZUGFeRD oder PDF – ohne Doppelpflege.
Häufige Fragen
Antworten für eine klare Entscheidung
Müssen Architekten XRechnungen erstellen können?
Bei Aufträgen für öffentliche Auftraggeber praktisch ja – dort wird die XRechnung mit Leitweg-ID verlangt. Im privaten B2B-Bereich gilt die gestaffelte Pflicht ab 2027/2028. Empfangen musst du E-Rechnungen seit 2025 können.
Kann ich Abschlagsrechnungen erstellen?
Ja. Abschlags- und Schlussrechnungen legst du als normale Rechnungen mit entsprechenden Positionen und Hinweisen an. Der Nummernkreis bleibt fortlaufend und GoBD-konform.
Unterstützt BilanQo die HOAI-Abrechnung?
Honorare können phasenbezogen als Rechnungspositionen abgebildet werden. Eine automatische HOAI-Berechnung der Honorarzone ist nicht Bestandteil – die Beträge übernimmst du aus deiner Kalkulation.
Was ist eine Leitweg-ID und wo trage ich sie ein?
Die Leitweg-ID ist die elektronische Adresse öffentlicher Auftraggeber. Du hinterlegst sie am Kunden bzw. an der Rechnung; BilanQo übernimmt sie in die XRechnung.
Was kostet BilanQo für Architekturbüros?
Der Einstieg ist kostenlos. Pro kostet 7,99 EUR pro Monat zuzüglich Umsatzsteuer.
Kann die Steuerberatung die Buchungen übernehmen?
Ja. Der DATEV-EXTF-Export liefert Buchungsstapel für die Kanzlei. Rechnungen und Belege bleiben revisionssicher im System.
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