E-Rechnung Versandpflicht 2027 & 2028: Was ab wann gilt
Der Empfang von E-Rechnungen ist seit 2025 Pflicht – der Versand folgt gestaffelt 2027 und 2028. Wir erklären die Zeitlinie, die Umsatzgrenzen und was du jetzt konkret vorbereiten solltest.
Das Wichtigste in Kürze
- Empfangspflicht gilt bereits seit dem 1. Januar 2025 – für alle Unternehmen.
- Versandpflicht ab 01.01.2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz.
- Ab 01.01.2028 müssen alle übrigen Unternehmen B2B-E-Rechnungen ausstellen.
- Erlaubt sind EN-16931-konforme Formate wie XRechnung und ZUGFeRD – keine reine PDF.
Die Zeitlinie im Überblick
Das Wachstumschancengesetz hat die E-Rechnung im deutschen B2B-Bereich verbindlich gemacht – aber nicht auf einen Schlag. Stattdessen gilt eine gestaffelte Einführung, die Unternehmen je nach Größe unterschiedlich trifft:
- Seit 1. Januar 2025: Jeder inländische Unternehmer muss E-Rechnungen empfangen können. Eine eigene Software ist dafür nicht zwingend vorgeschrieben, aber der Empfang darf nicht verweigert oder technisch verhindert werden.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 € im Vorjahr müssen E-Rechnungen ausstellen, wenn sie an andere inländische Unternehmen liefern oder leisten.
- Ab 1. Januar 2028: Die Versandpflicht gilt für alle übrigen Unternehmen – unabhängig vom Umsatz.
Was darf ich bis dahin noch nutzen?
In der Übergangszeit bis Ende 2026 (für große Unternehmen) beziehungsweise Ende 2027 (für alle anderen) sind weiterhin „andere Rechnungsformen“ erlaubt – also etwa die klassische PDF-Rechnung, wenn der Empfänger zustimmt. Wichtig: Diese Übergangsfrist betrifft nur den Versand. Empfangen musst du E-Rechnungen schon seit 2025. Unsicher, was für dich gilt? Unser E-Rechnung Pflicht-Check beantwortet das in fünf Fragen.
Welches Format ist ab 2027/2028 Pflicht?
Eine E-Rechnung im Rechtssinn ist eine strukturierte, maschinenlesbare Rechnung nach der europäischen Norm EN 16931. In der Praxis kommen dafür zwei Formate infrage: die XRechnung und ZUGFeRD. Eine einfache PDF ohne eingebettete XML-Daten erfüllt die Anforderung nicht – auch wenn sie formal wie eine Rechnung aussieht.
Was du jetzt vorbereiten solltest
1. Empfang sicherstellen
Prüfe, ob du eingehende XML- oder ZUGFeRD-Rechnungen öffnen und verarbeiten kannst. Zum schnellen Ansehen genügt unser kostenloser XRechnung-Viewer; für den Buchhaltungsprozess brauchst du ein System, das die Daten in Belege und Buchungen überführt.
2. Rechnungsprozess auf strukturierte Formate umstellen
Warte nicht bis Dezember 2027. Wer früh auf XRechnung oder ZUGFeRD umstellt, sammelt Erfahrung, findet Datenlücken (fehlende Steuer-IDs, unvollständige Kundenstammdaten) und ist zum Stichtag entspannt. Eine Anleitung liefert unser Artikel XRechnung erstellen: Schritt für Schritt.
3. Kunden und Lieferanten abstimmen
Kläre, welche Formate deine wichtigsten Geschäftspartner bereits akzeptieren oder verlangen. Öffentliche Auftraggeber verlangen häufig schon heute die XRechnung – mit Leitweg-ID.
4. Archivierung GoBD-fest machen
E-Rechnungen müssen in ihrem strukturierten Originalformat unveränderbar aufbewahrt werden. Was das konkret bedeutet, erklärt unser Beitrag zur GoBD-konformen Archivierung.
Sonderfälle kurz erklärt
Kleinunternehmer (§ 19 UStG): Sie dürfen im B2B-Bereich weiterhin einfache Rechnungen ausstellen – Kunden können aber E-Rechnungen anfordern, und die Empfangspflicht gilt auch für sie. Details im Artikel E-Rechnung als Kleinunternehmer.
B2C-Umsätze: Rechnungen an Privatpersonen sind von der Pflicht ausgenommen. Wer nur an Endverbraucher abrechnet, muss keine E-Rechnung versenden – sehr wohl aber empfangen können.
Häufige Fragen
Ab wann muss ich E-Rechnungen versenden?
Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze ausstellen. Alle übrigen Unternehmen folgen ab dem 1. Januar 2028.
Gilt die Empfangspflicht schon heute?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen grundsätzlich empfangen können – unabhängig vom Umsatz. Du darfst den Empfang strukturierter Rechnungen nicht ablehnen.
Sind B2C-Rechnungen betroffen?
Nein. Die Versandpflicht gilt nur für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an Privatpersonen bleiben weiterhin als PDF oder Papier zulässig.
Welche Formate sind ab 2027/2028 erlaubt?
E-Rechnungen müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen – praktisch sind das Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD (EN-16931-konformes Profil). Eine reine PDF reicht dann nicht mehr.
Was passiert bei Nichteinhaltung der Fristen?
Das Wachstumschancengesetz sieht zunächst keine eigenen Bußgelder vor. Praktisch drohen aber abgelehnte Rechnungen, Zahlungsverzögerungen und Probleme bei B2G-Aufträgen.