XRechnung erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung 2026
Die XRechnung ist das XML-basierte Standardformat für elektronische Rechnungen in Deutschland. Wir zeigen Ihnen, welche Pflichtangaben nötig sind und wie Sie in wenigen Minuten eine konforme XRechnung erstellen – ohne eine Zeile XML zu schreiben.
Auf einen Blick
- XRechnung = strukturiertes XML nach EN 16931, keine PDF.
- Pflichtangaben nach §14 UStG + Leitweg-ID bei B2G.
- Mit BilanQo per Klick erzeugen und validieren (KoSIT).
Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist ein semantisches Datenmodell für elektronische Rechnungen, das die europäische Norm EN 16931 umsetzt. Anders als bei ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) handelt es sich um eine reine XML-Datei – ideal für die automatische Weiterverarbeitung bei Behörden und größeren Unternehmen.
Diese Pflichtangaben braucht jede XRechnung
- Vollständige Angaben zu Rechnungssteller und Empfänger (inkl. USt-IdNr. bzw. Steuernummer)
- Eindeutige Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Leistungsbeschreibung, Mengen, Einzel- und Gesamtbeträge
- Korrekt ausgewiesene Umsatzsteuer (bzw. Hinweis bei §19 Kleinunternehmer oder §13b Reverse Charge)
- Bei öffentlichen Auftraggebern (B2G): die Leitweg-ID des Empfängers
In 4 Schritten zur XRechnung mit BilanQo
- 1. Stammdaten hinterlegen: Firmenname, Adresse und Steuernummer einmalig eintragen.
- 2. Rechnung anlegen: Kunde, Positionen und Steuersatz erfassen – die Live-Vorschau zeigt das Ergebnis sofort.
- 3. Format wählen: XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (PDF/A-3) per Klick exportieren.
- 4. Validieren & senden: Optionale KoSIT-Prüfung gegen EN 16931, dann direkt per E-Mail versenden.
Häufige Fragen
Ist eine PDF eine XRechnung? Nein – eine reine PDF erfüllt die E-Rechnungspflicht im B2B nicht. Erforderlich ist ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Brauche ich eine Leitweg-ID? Nur bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G).
Geht das kostenlos? Ja – mit dem Starter-Plan von BilanQo erstellen Sie konforme XRechnungen ohne XML-Kenntnisse.