Shootings & Pakete abrechnen
Tagessätze, Stundenpakete, Bearbeitung, Reisekosten und Nutzungsrechte als klare Rechnungspositionen ausgeben – ohne Excel-Behelf.
E-Rechnung für B2B-Kunden
Agenturen und Unternehmen verlangen zunehmend strukturierte Rechnungen. BilanQo erzeugt XRechnung und ZUGFeRD automatisch aus dem normalen Workflow.
Equipment-Belege im Griff
Kamera, Objektive, Blitze und Software als Ausgaben erfassen und für den Steuerberater vorbereiten – inklusive Eingangs-E-Rechnungen.
Typischer Ablauf
Vom Shooting zur bezahlten Rechnung ohne Medienbruch
Nach dem Auftrag sollte die Rechnung nicht erst am Monatsende entstehen. BilanQo hält Kundendaten, Leistungen und Preise bereit, sodass die Rechnung in Minuten fertig ist – inklusive Anzahlung und Restzahlung.
Für Geschäftskunden und öffentliche Auftraggeber entsteht daraus auf Wunsch direkt eine konforme E-Rechnung. Privatkunden erhalten weiterhin eine klassische PDF-Rechnung.
- Angebot und Rechnung aus denselben Daten
- XRechnung und ZUGFeRD für B2B-Kunden
- Mahnwesen für ausstehende Zahlungen
Kleinunternehmer oder USt-pflichtig
BilanQo passt zu beiden Wegen
Viele Fotografen starten mit der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. BilanQo setzt den Hinweis automatisch auf die Rechnung und hält den Nummernkreis GoBD-konform fortlaufend.
Beim Wechsel zur Regelbesteuerung bleiben Kunden, Produkte und Belege erhalten. Steuersätze 7 % und 19 % lassen sich je Position setzen – etwa bei Büchern oder Workshops.
- § 19 UStG Hinweis automatisch
- 7 % / 19 % Steuersätze korrekt ausweisen
- Umsatzsteuer-Voranmeldung aus den Buchungen
Abrechnungsbesonderheiten für Fotografen
Shootings, Rechte und Equipment – sauber getrennt abrechnen
Fotografen mischen oft B2C und B2B, verkaufen Nutzungsrechte und schreiben Equipment ab. Genau diese Trennung entscheidet über korrekte Rechnungen und eine ruhige Steuerübergabe.
Anzahlung und Restzahlung
Hochzeiten und große Produktionen laufen oft über Anzahlung und Schlussrechnung. In BilanQo legst du beide Belege im selben Nummernkreis an und behältst offene Restbeträge im Blick.
Nutzungsrechte als eigene Position
Bildnutzung, Exklusivrechte oder Laufzeitverlängerungen gehören als eigene Position auf die Rechnung – mit klarer Beschreibung. So vermeiden Agenturen Rückfragen und du dokumentierst den Umfang revisionssicher.
B2C vs. B2B richtig trennen
Privatkunden brauchen keine E-Rechnung. Agenturen und Unternehmen schon zunehmend. BilanQo erzeugt aus denselben Stammdaten PDF, ZUGFeRD oder XRechnung – je nach Kundenart.
Equipment und Eingangsbelege
Kamerakäufe, Reparaturen und Software-Abos landen als Ausgaben. E-Rechnungen von Händlern kannst du einlesen und für DATEV vorbereiten, statt Belege am Monatsende zu suchen.
Häufige Fragen
Antworten für eine klare Entscheidung
Muss ich als Fotograf E-Rechnungen versenden?
Für Privatkunden (B2C) nicht. Bei Geschäftskunden gilt die Versandpflicht gestaffelt ab 2027/2028 – viele Agenturen verlangen aber schon heute strukturierte Rechnungen. Empfangen musst du E-Rechnungen seit 2025 können.
Kann ich als Kleinunternehmer mit BilanQo arbeiten?
Ja. BilanQo unterstützt die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG und setzt den entsprechenden Hinweis automatisch auf Rechnungen. Der Wechsel zur Regelbesteuerung ist ohne Datenverlust möglich.
Wie rechne ich Nutzungsrechte ab?
Nutzungsrechte legst du als eigene Rechnungsposition mit Beschreibung, Laufzeit und Preis an. So bleibt der Umfang der Bildnutzung für dich und den Kunden nachvollziehbar.
Kann ich Reisekosten und Assistenten mit abrechnen?
Ja. Reisekosten, Assistenz und Nachbearbeitung kannst du als separate Positionen auf derselben Rechnung führen – mit eigenen Steuersätzen, falls nötig.
Was kostet BilanQo?
Der Einstieg ist kostenlos. Pro mit allen Funktionen kostet 7,99 EUR pro Monat zuzüglich Umsatzsteuer.
Wie übergebe ich Belege an meinen Steuerberater?
Über den DATEV-EXTF-Export und die strukturierte Belegablage. So erhält die Kanzlei Buchungen und Bezüge, statt lose PDF-Anhänge.
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