Seit Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können – aber ein Dachdecker, eine Praxis und ein Online-Shop merken das an völlig unterschiedlichen Stellen. Such dir die Branche, deren Ablauf deinem am nächsten kommt.
Jede Seite erklärt dieselben Formate – XRechnung und ZUGFeRD – anhand der Rechnungen, die in dieser Branche tatsächlich anfallen: welche Angaben Pflicht sind, wo es typischerweise klemmt und wie der Weg vom Auftrag zum Beleg für die Steuerberatung aussieht.
Angebot, Abschlag, Schlussrechnung
Vom Angebot auf der Baustelle bis zur Schlussrechnung: Aufmaß und Positionen übernehmen, ZUGFeRD oder XRechnung erzeugen und die Belege für die Steuerberatung sortiert halten.
Projektzeiten statt Stückzahlen
Erfasste Projektstunden werden zu Rechnungspositionen, die E-Rechnung entsteht nebenbei – auch bei Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG.
Honorare und Mandate
Honorare, Retainer und Mandatsabrechnung ohne Sonderwege: eine Rechnungsvorlage, aus der XRechnung und ZUGFeRD gleichermaßen entstehen.
Öffentliche Auftraggeber, Leitweg-ID
Wer für Kommunen und Behörden arbeitet, braucht die XRechnung mit korrekter Leitweg-ID. BilanQo prüft die Pflichtangaben, bevor die Rechnung rausgeht.
Viele kleine Aufträge
Shootings, Nutzungsrechte und Reisekosten sauber auf einer Rechnung – als PDF für Privatkunden, als E-Rechnung für Agenturen und Geschäftskunden.
B2C-Masse trifft B2B-Pflicht
Im Shop läuft die PDF-Rechnung weiter, für Geschäftskunden entsteht daneben die strukturierte E-Rechnung – inklusive Reverse Charge nach § 13b UStG.
Empfangen, bevor gesendet wird
Praxen und Therapeuten bekommen E-Rechnungen von Lieferanten, lange bevor sie selbst welche schreiben. Eingang, Prüfung und GoBD-Archivierung an einem Ort.
Häufige Fragen
Die Regel ist für alle gleich: Seit Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Unterschiedlich ist nur der Alltag – ein Architekturbüro schreibt XRechnungen an Behörden, eine Praxis empfängt vor allem Lieferantenrechnungen, ein Online-Händler bedient beide Seiten. Deshalb beschreibt jede Branchenseite denselben gesetzlichen Rahmen an einem anderen Arbeitsablauf.
Ja. Die Branchenseiten sind Beispiele, keine Produktvarianten: Alle Konten nutzen dieselbe Software mit XRechnung, ZUGFeRD, Belegerfassung, Kassenbuch und DATEV-Export. Wenn du dich in keiner Seite wiederfindest, ist die allgemeine E-Rechnungs-Seite der beste Einstieg.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen weiterhin ohne Umsatzsteuer abrechnen, müssen E-Rechnungen aber genauso empfangen und archivieren können wie alle anderen. Beim Versand gilt für sie eine Erleichterung – die Details stehen auf der Seite zur E-Rechnung für Kleinunternehmer.
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