Empfangspflicht für E-Rechnungen: seit 2025 in Kraft

Seit dem 1. Januar 2025 musst du als inländisches Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Das ist keine Übergangsregelung auf 2027 – die Empfangspflicht gilt jetzt. Dieser Artikel erklärt, was „empfangen können“ konkret heißt. Den gestaffelten Versand behandeln wir getrennt: E-Rechnung Versandpflicht 2027 und 2028.

Was „empfangen können“ bedeutet

Du musst in der Lage sein, eine strukturierte E-Rechnung entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Verarbeiten heißt mindestens: Datei annehmen, Inhalt lesen, für die Buchhaltung nutzbar machen und GoBD-gerecht aufbewahren. Du darfst den Empfang nicht verweigern, nur weil du „nur PDF“ willst. Ob du dafür eine Vollsoftware brauchst, ist eine andere Frage – das Gesetz schreibt kein bestimmtes Produkt vor, aber den Empfang darfst du nicht technisch verhindern.

Unsicher, ob die Pflicht für dich gilt? Der kostenlose E-Rechnungspflicht-Check klärt das in fünf Fragen. Ob du dafür Software brauchst, steht im Beitrag E-Rechnung empfangen: Brauche ich eine Software?

Warum eine PDF dafür nicht reicht

Eine E-Rechnung nach EN 16931 enthält maschinenlesbare Daten. In Deutschland sind das vor allem die XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML). Eine klassische PDF-Rechnung ohne diesen Datensatz ist keine E-Rechnung – auch wenn sie per E-Mail kommt. Zum schnellen Ansehen einer XRechnung reicht der kostenlose XRechnung-Viewer; die Formatprüfung liegt bei XRechnung prüfen.

Kleinunternehmer sind beim Empfang nicht ausgenommen

§ 19 UStG ändert nichts an der Empfangspflicht. Seit 2025 muss auch ein Kleinunternehmer strukturierte E-Rechnungen annehmen können. Erleichterungen gibt es beim Versand – das steht im Beitrag E-Rechnung als Kleinunternehmer. Ob die Umsatzgrenzen 2026 für dich passen, prüfst du im Kleinunternehmer-Check.

Was dieser Artikel bewusst nicht vertieft

Ab 2027 bzw. 2028 musst du E-Rechnungen auch ausstellen. Umsatzgrenze, Übergangsfrist und erlaubte Formate für den Versand sind ein eigenes Thema – sonst würde dieser Text denselben Zeitplan noch einmal abschreiben. Die Fristen stehen hier: Versandpflicht 2027 und 2028.

Was du jetzt tun solltest

• Posteingang klären: E-Mail-Postfach oder Upload, über den Lieferanten dir XML oder ZUGFeRD schicken können.
• Lesen können: Viewer oder Buchhaltung, die XRechnung und ZUGFeRD öffnet – nicht nur die PDF-Seite.
• Aufbewahren: Originalformat zehn Jahre, unveränderbar. Details im Beitrag zur GoBD-Archivierung von E-Rechnungen.

In BilanQo gehören Empfang und Versand schon zum dauerhaft kostenlosen Starter-Plan. DATEV-EXTF für die Steuerberatung sitzt im Pro-Plan.

Häufige Fragen zur Empfangspflicht

Gilt die Empfangspflicht wirklich schon?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen für B2B-Umsätze empfangen können. Das ist keine Vorbereitung auf 2027 – die Pflicht ist in Kraft.

Reicht ein PDF-Postfach dafür aus?

Nein. Eine E-Rechnung ist strukturiert (EN 16931), typischerweise XRechnung oder ZUGFeRD. Ein reines PDF ohne XML-Daten ist keine E-Rechnung. Du darfst den Empfang strukturierter Rechnungen nicht ablehnen.

Muss ich dafür eine Software kaufen?

Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Programm vor. Du musst den Empfang aber technisch und organisatorisch können: Datei annehmen, lesen, archivieren. Ein Viewer reicht zum Ansehen; für Buchung und Archivierung brauchst du einen Workflow.

Gilt das auch für Kleinunternehmer?

Ja. Die Empfangspflicht unterscheidet nicht nach Unternehmensgröße. Beim Versand gelten für Kleinunternehmer Erleichterungen – das ist ein anderes Thema als der Empfang.

Wann muss ich selbst E-Rechnungen versenden?

Gestaffelt: ab 1. Januar 2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 für alle übrigen B2B-Umsätze. Details stehen im Artikel zur Versandpflicht 2027/2028 – dieser Text behandelt nur den Empfang.