XRechnung erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung 2026

Die XRechnung ist das XML-basierte Standardformat für elektronische Rechnungen in Deutschland. Wir zeigen dir, welche Pflichtangaben nötig sind und wie du in wenigen Minuten eine strukturierte XRechnung vorbereiten – ohne eine Zeile XML zu schreiben.

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist ein semantisches Datenmodell für elektronische Rechnungen, das die europäische Norm EN 16931 umsetzt. Anders als bei ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) handelt es sich um eine reine XML-Datei – ideal für die automatische Weiterverarbeitung bei Behörden und größeren Unternehmen.

Diese Pflichtangaben braucht jede XRechnung

• Vollständige Angaben zu Rechnungssteller und Empfänger (inkl. USt-IdNr. bzw. Steuernummer)
• Eindeutige Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
• Leistungsbeschreibung, Mengen, Einzel- und Gesamtbeträge
• Korrekt ausgewiesene Umsatzsteuer (bzw. Hinweis bei §19 Kleinunternehmer oder §13b Reverse Charge)
• Bei öffentlichen Auftraggebern (B2G): die Leitweg-ID des Empfängers

In 4 Schritten zur XRechnung mit BilanQo

1. 1. Stammdaten hinterlegen: Firmenname, Adresse und Steuernummer einmalig eintragen.
2. 2. Rechnung anlegen: Kunde, Positionen und Steuersatz erfassen – die Live-Vorschau zeigt das Ergebnis sofort.
3. 3. Format wählen: XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter XML) per Klick exportieren.
4. 4. Prüfen & senden: Rechnungsdaten vor dem Versand kontrollieren, dann direkt per E-Mail versenden.

Häufige Fragen

Ist eine PDF eine XRechnung? Nein – eine reine PDF erfüllt die E-Rechnungspflicht im B2B nicht. Erforderlich ist ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD.

Brauche ich eine Leitweg-ID? Nur bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G).

Geht das kostenlos? Ja – mit dem Free-Tarif (bis 10 Kunden und 10 Rechnungen) von BilanQo erstellst du XRechnungen aus dem normalen Rechnungsworkflow, ohne XML-Kenntnisse.