Excel-Liste hochladen
Kunden, Artikel, Lieferanten, Ausgaben und alte Rechnungen als .xlsx oder CSV — auch Exporte aus Lexware, sevDesk oder anderen Programmen.
Umstieg von Excel
Schluss mit Rechnungen aus Excel. Deine Daten ziehen einfach mit um.
Excel-Vorlagen funktionieren — bis die E-Rechnungspflicht kommt, eine Rechnungsnummer doppelt vergeben ist oder der Steuerberater nach den Belegen fragt. Mit BilanQo übernimmst du Kundenliste, Preisliste und alte Rechnungen per Datei-Import und arbeitest ab sofort im Programm weiter.
Spalten werden erkannt
„Firma“, „PLZ“, „Rechnungsnr.“ oder „Betrag brutto“ ordnet BilanQo selbst zu. Doppelte und fehlerhafte Zeilen siehst du vor dem Import.
Sicher rückgängig
Falsche Datei erwischt? Jeder Import lässt sich 7 Tage lang rückgängig machen — Datensätze, die du inzwischen verwendest, bleiben erhalten.
Alte Rechnungen
Altrechnungen als Archiv — ohne doppelte Buchung
Alte Rechnungen übernimmt BilanQo mit ihrer Originalnummer als Archivbeleg beim Kunden. Offene Rechnungen kannst du weiter mahnen und als bezahlt markieren.
Weil dein Steuerberater sie schon gebucht hat, landen sie nicht noch einmal in Umsatzsteuer-Voranmeldung, EÜR oder DATEV-Export. Neue Rechnungen schreibst du ab jetzt direkt in BilanQo — mit fortlaufender Nummer.
- Originalnummer und Datum bleiben erhalten
- Offene Posten weiter mahnbar
- Keine Doppelbuchung in UStVA und EÜR
Warum umsteigen
Was eine Excel-Vorlage nicht kann
Seit 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 bzw. 2028 auch versenden — ausgenommen als Kleinunternehmer nach § 19 UStG und bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 €. Eine Excel-Datei ist keine E-Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD brauchen strukturierte Daten.
Dazu kommen fortlaufende Nummern ohne Lücken, unveränderbare Rechnungen nach dem Versand (GoBD) und ein Überblick, wer noch nicht bezahlt hat. Das macht BilanQo automatisch.
- XRechnung und ZUGFeRD auf Knopfdruck
- Fortlaufende Rechnungsnummern
- Offene Posten und Mahnungen
Schritt für Schritt
So läuft der Umstieg in der Praxis
Plane eine halbe Stunde ein. Die Reihenfolge sorgt dafür, dass Rechnungen ihre Kunden finden.
1. Kunden importieren
Exportiere deine Kundenliste als Excel oder CSV. Kundennummern bleiben erhalten — darüber finden Rechnungen später ihren Kunden.
2. Preisliste übernehmen
Leistungen und Artikel mit Preis und Steuersatz importieren. Nur Bruttopreise in der Liste? BilanQo rechnet auf netto zurück.
3. Alte Rechnungen ergänzen
Eine Zeile je Rechnung reicht (Nummer, Datum, Kunde, Betrag, bezahlt am). Mehrere Positionen gehen auch — gleiche Rechnungsnummer, mehrere Zeilen.
4. Nummernkreis fortsetzen
Stelle in den Einstellungen die nächste Rechnungsnummer ein, damit die neuen Rechnungen nahtlos an die alten anschließen.
Häufige Fragen
Antworten für eine klare Entscheidung
Welche Dateien kann ich importieren?
Excel-Arbeitsmappen (.xlsx) und CSV-Dateien mit Semikolon, Komma oder Tabulator. Alte .xls-Dateien speicherst du vorher in Excel als .xlsx. Für jede Datenart gibt es eine Vorlage zum Herunterladen.
Werden meine alten Rechnungen noch einmal gebucht?
Nein. Altrechnungen kommen als Archivbeleg ohne Buchung an. Sie stehen beim Kunden und in den offenen Posten, aber nicht in UStVA, EÜR oder DATEV-Export — dort sind sie über dein altes Programm bzw. deinen Steuerberater schon enthalten.
Gilt das Free-Kontingent auch beim Import?
Ja. Free enthält 10 Kunden und 10 Rechnungen. Die Vorschau zeigt, wie viele Einträge in Free passen; mit Pro für 7,99 EUR pro Monat übernimmst du alles.
Was passiert mit doppelten Kunden?
BilanQo erkennt Kunden über Kundennummer, USt-IdNr. oder Name und Postleitzahl. Du entscheidest, ob vorhandene Kunden übersprungen oder mit den Werten aus der Datei aktualisiert werden.
Verlassen meine Daten beim Import mein Gerät?
Die Datei selbst wird in deinem Browser gelesen. An BilanQo übertragen werden nur die Spalten, die du zuordnest — verschlüsselt und auf Servern in Deutschland gespeichert.
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