ZUGFeRD einfach erklärt: Format, Versionen & Unterschied zur XRechnung
ZUGFeRD klingt technisch, ist aber ein erstaunlich praktisches Konzept: eine Rechnung, die gleichzeitig für Menschen lesbar und für Computer verarbeitbar ist. Wir erklären, was dahintersteckt, welche Versionen es gibt und wann ZUGFeRD die richtige Wahl ist.
Das Wichtigste in Kürze
- ZUGFeRD ist eine PDF mit eingebettetem XML – ein „hybrides" Format.
- Ideal für B2B: lesbar wie eine PDF, verarbeitbar wie eine E-Rechnung.
- ZUGFeRD 2.x / Factur-X ist EN-16931-konform und damit pflichtkonform.
Was bedeutet ZUGFeRD?
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Dahinter verbirgt sich ein hybrides Rechnungsformat: eine ganz normale PDF/A-3, in die zusätzlich ein strukturierter XML-Datensatz eingebettet ist. Sie sehen also eine gewohnte Rechnung – im Hintergrund trägt dieselbe Datei aber alle Rechnungsdaten maschinenlesbar mit sich.
Der große Vorteil: Empfänger, die noch keine E-Rechnungssoftware haben, können die PDF einfach öffnen und lesen. Wer ein Buchhaltungssystem nutzt, liest dagegen automatisch die XML-Daten aus. Niemand wird ausgeschlossen. Grundlegend zum Thema hilft auch unser Beitrag Was ist eine E-Rechnung?.
ZUGFeRD vs. XRechnung – wann nutze ich was?
Beide Formate erfüllen die Norm EN 16931, unterscheiden sich aber im Aufbau:
- XRechnung ist reines XML ohne sichtbares Dokument – der Standard für Rechnungen an Behörden (B2G).
- ZUGFeRD ist PDF plus XML – besonders praktisch für Rechnungen an Geschäftskunden (B2B), die eine lesbare Rechnung erwarten.
Eine ausführliche Gegenüberstellung lesen Sie unter ZUGFeRD vs. XRechnung. Faustregel: An öffentliche Auftraggeber XRechnung, an Geschäftskunden häufig ZUGFeRD.
Welche ZUGFeRD-Versionen und Profile gibt es?
Aktuell relevant ist ZUGFeRD 2.x, das technisch deckungsgleich mit dem französischen Factur-X ist. Innerhalb von ZUGFeRD gibt es verschiedene Profile mit zunehmendem Detailgrad – von einfachen Profilen bis zum Profil EN 16931 (Comfort) und dem Profil XRechnung. Für die E-Rechnungspflicht sind die EN-16931-konformen Profile entscheidend; einfachere Profile (z. B. MINIMUM) erfüllen die Pflicht nicht allein.
Wie öffne und prüfe ich eine ZUGFeRD-Rechnung?
Die PDF selbst öffnen Sie mit jedem Reader. Möchten Sie die eingebetteten Daten kontrollieren, extrahieren Sie das XML aus der PDF und zeigen es an. Eine fertige XML-Datei können Sie mit unserem kostenlosen XRechnung-Viewer lesbar machen oder mit dem ZUGFeRD-Check auf Plausibilität prüfen.
Wie erstelle ich eine ZUGFeRD-Rechnung?
Auch hier brauchen Sie keine XML-Kenntnisse. Eine passende Software erzeugt die PDF und bettet das konforme XML automatisch ein. So entsteht aus Ihrem normalen Rechnungsworkflow eine pflichtkonforme E-Rechnung – inklusive sauberer Übergabe an die Buchhaltung und den DATEV-Export.
Häufige Fragen
Was ist ZUGFeRD einfach erklärt?
ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat: eine PDF/A-3-Datei, in die ein strukturierter XML-Datensatz eingebettet ist. So ist die Rechnung für Menschen lesbar und gleichzeitig maschinell verarbeitbar.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
XRechnung ist reines XML ohne sichtbare PDF und der Standard für Behörden (B2G). ZUGFeRD kombiniert PDF und eingebettetes XML und eignet sich besonders für den B2B-Versand. Beide erfüllen die Norm EN 16931.
Welche ZUGFeRD-Versionen gibt es?
Verbreitet sind ZUGFeRD 2.x bzw. das technisch gleichwertige Factur-X. Für die E-Rechnungspflicht relevant sind die EN-16931-konformen Profile wie EN 16931 (Comfort) und XRechnung.
Wie öffne ich eine ZUGFeRD-Rechnung?
Die PDF öffnen Sie mit jedem PDF-Viewer. Um die eingebetteten XML-Daten zu sehen, extrahieren Sie das XML aus der PDF und zeigen es mit einem XRechnung-Viewer an.